No-Shows im Billardsalon: Was wirklich hilft (mit Zahlen)

Was No-Shows einen Billardsalon kosten

Wie viel Umsatz durch No-Shows verloren geht, hängt von Größe und Auslastung ab. Eine Beispielrechnung für einen gut laufenden Billardsalon mit 10 Tischen — bei einer No-Show-Rate von 15% (ein realistischer Wert in der Gastronomie):

Das Thema betrifft die Branche breit. Laut einer DEHOGA-Umfrage unter 250 Gastronomen sind knapp 87% von No-Shows betroffen, und rund 60% berichten von Umsatzverlusten bis zu 5% des Jahresumsatzes. 64% sagen, dass sich das Problem in den letzten Jahren verschärft hat.

Der kontraintuitive Ansatz: Stornieren einfacher machen

Ein überraschender Befund aus der Forschung: Einiges deutet darauf hin, dass nicht Kautionen oder Strafgebühren am meisten gegen No-Shows bringen — sondern ein möglichst einfacher Stornierungsprozess.

Die Logik dahinter: Wer unkompliziert absagen kann, tut das eher — statt einfach nicht zu erscheinen. Und ein rechtzeitig stornierter Slot geht wieder online und wird oft von jemand anderem gebucht. Eine Fallstudie von TrackStat dokumentiert: Ein Betrieb mit 25% No-Show-Rate reduzierte diese innerhalb von 60 Tagen um über die Hälfte — und 90% der freigewordenen Slots wurden neu besetzt.

Der Psychologe Robert Cialdini beschreibt dazu ein interessantes Beispiel: Das Restaurant Gordon's in Chicago senkte seine No-Shows allein dadurch, dass die Rezeptionistin eine Aussage in eine Frage umformulierte. Statt "Bitte rufen Sie an, falls Sie stornieren müssen" fragte sie: "Werden Sie anrufen, falls Sie stornieren müssen?" — und wartete auf ein "Ja". Dieses aktive Ja aktiviert das sogenannte Konsistenzprinzip: Zusagen, die man selbst ausgesprochen hat, hält man eher ein. Die No-Show-Rate sank von 30% auf 10%.

Die meisten No-Shows entstehen nicht aus böser Absicht. Die Buchung wird vergessen, oder der Aufwand zum Absagen — Telefon suchen, anrufen, erklären — fühlt sich unangenehm an. In der Verhaltensforschung spricht man vom "Ostrich Effect": Unangenehmes wird verdrängt statt erledigt. Ein Stornierungslink in der Bestätigungsmail senkt diese Hürde auf einen Klick.

Vier Hebel, die messbar wirken

Die meisten Studien zu No-Shows stammen aus dem Gesundheitswesen — dort wird das Thema seit Jahren systematisch erforscht. Vergleichbare Untersuchungen für den Freizeitbereich gibt es kaum. Die zugrundeliegenden Mechanismen (Vergessen, Hemmschwelle beim Absagen, fehlende Verbindlichkeit) sind aber dieselben.

1. Zwei Erinnerungen statt einer

Eine randomisierte Studie mit 54.066 Patienten an 25 Kliniken hat konkret gemessen: Zwei Erinnerungen (3 Tage + 1 Tag vorher) senkten die No-Show-Rate auf 4,4% — gegenüber 5,8% mit einer einzelnen Erinnerung 3 Tage vorher. Das entspricht einer Reduktion um 24%. Bei Hochrisiko-Patienten war der Effekt noch deutlicher: 20,5% vs. 25%.

2. Direkte Erinnerungen: SMS, WhatsApp oder E-Mail

SMS haben eine Öffnungsrate von über 90%, E-Mails liegen bei rund 20%. Eine Studie zeigt: SMS-Erinnerungen allein senken No-Shows um 38%. Eine Meta-Analyse über 8 randomisierte Studien bestätigt: SMS-Erinnerungen erhöhen die Erscheinenswahrscheinlichkeit um 48%. Allerdings kostet eine SMS über gängige Anbieter rund €0,07–0,09. Ein Billardsalon mit 10 Tischen verschickt leicht über 1.000 Erinnerungen pro Monat — das sind €70–90 laufende Kosten, nur für den Versand. E-Mail-Erinnerungen sind kostenlos und wirken vor allem dann, wenn Zeitpunkt und Frequenz stimmen.

3. "Bestätigen oder Absagen" statt passiver Erinnerung

Eine NHS-Studie zeigt: Wenn Patienten ihren Termin selbst aufschreiben (statt einen vorausgefüllten Zettel zu bekommen), sinkt die No-Show-Rate um 18%. Das Prinzip dahinter: Aktive Bestätigung schafft stärkere Verbindlichkeit. Dialog Health berichtet von 34% weniger No-Shows durch Zwei-Wege-SMS, bei denen Gäste per Antwort bestätigen oder umbuchen können.

4. Kurze Buchungsvorlaufzeiten

Je weiter eine Buchung in der Zukunft liegt, desto wahrscheinlicher der No-Show. Eine Studie zeigt: Termine mit 0–2 Wochen Vorlauf haben eine No-Show-Rate von 9%, bei 6 Monaten steigt sie auf 38%. Ein Tisch, der am Dienstag für Samstag gebucht wird, hat deutlich bessere Chancen als einer, der vor drei Wochen reserviert wurde.

Warum die gängigen Lösungen bei Billard nicht passen

Vorauszahlung ist bei Escape Rooms üblich, wo €25–40 pro Person fällig werden. Bei einer Billard-Tischmiete von €12–14/Stunde, aufgeteilt auf 2–3 Spieler, wirkt das schnell unverhältnismäßig. Dazu kommt: Laut einer Lightspeed-Umfrage fühlen sich über die Hälfte der Gäste unwohl, wenn bei der Buchung Kreditkartendaten verlangt werden.

No-Show-Gebühren kommen im Bowling-Bereich vor: Die Bowling & Billard Lounge Stuttgart-Möhringen etwa berechnet laut Hausordnung €15 pro Stunde für nicht genutzte Billard-Reservierungen. Rechtlich ist das in Deutschland allerdings komplex — die Verbraucherzentrale stellt strenge Anforderungen — und gerade bei Neukunden kann es abschreckend wirken.

Kreditkarte hinterlegen — Space Billiard in New York praktiziert dieses Modell: Karte hinterlegen (ohne Belastung), 72-Stunden-Stornofrist, 20 Minuten Toleranz. In den USA, wo Kreditkarten selbstverständlich sind, funktioniert das. Im deutschen Billardsalon-Alltag passt es weniger.

In der gehobenen Gastronomie haben sich No-Show-Gebühren bewährt — das Restaurant Mural in München etwa setzt konsequent darauf. Die Ausgangslage im Fine Dining ist aber eine andere als im Freizeitbereich, wo die Hemmschwelle für Neukunden niedriger bleiben sollte.

Der Ansatz von CueFlow

Bei CueFlow setzen wir auf die Hebel, die im Freizeitbereich am besten funktionieren: Stornierungs-Link in jeder Bestätigungsmail, damit Gäste unkompliziert absagen können statt einfach nicht zu erscheinen. Dazu eine konfigurierbare E-Mail-Erinnerung vor dem Termin. Weitere Kanäle wie SMS sind in Planung — welche Funktionen Priorität bekommen, entwickeln wir gemeinsam mit unseren Kunden.

Fazit

Kein einzelnes Tool eliminiert No-Shows komplett. Aber die Kombination aus einfacher Stornierung und doppelter Erinnerung bringt nach den vorliegenden Daten realistisch 30–50% weniger No-Shows. Für einen Billardsalon mit 10 Tischen kann das mehrere tausend Euro weniger Verlust pro Jahr bedeuten.